نظّمت مكتبة الملك عبدالعزيز العامة بالمربع، مساء السبت، ورشة عمل متخصصة حول تنظيم الفعاليات، قدّمها د. تركي بن فهد العيار، أستاذ الإعلام بجامعة الملك سعود وعضو منتدى الخبرة السعودي، وذلك ضمن البرنامج الثقافي لعام 2025، بالتعاون مع وحدة العلاقات المجتمعية بكلية العلوم الإنسانية والاجتماعية بجامعة الملك سعود، وسط حضور كبير من المتدربين والمتدربات.
تناولت الورشة مفهوم تنظيم الفعاليات، والذي يشمل التخطيط والتنفيذ لأنشطة تجمع الأفراد لأغراض مختلفة، سواء كانت ترفيهية، تعليمية، اجتماعية، ثقافية، رياضية، أو تجارية، مع التأكيد على أهمية الاهتمام بالتفاصيل لضمان نجاح الفعالية وتحقيق أهدافها، مثل: تعزيز التواصل، نشر الوعي، التسويق، الترفيه، جمع التبرعات، وتحفيز التفاعل المجتمعي.
كما استعرض د. العيار الخطوات الأساسية لتنظيم الفعاليات، بدءًا من تحديد الأهداف والميزانية، واختيار المكان والزمان، وصولًا إلى تشكيل اللجان المتخصصة، والتي تشمل: لجنة التخطيط والتنظيم – اللجنة المالية – اللجنة الإعلامية – لجنة العلاقات العامة – لجنة البرامج والأنشطة – لجنة التسويق والرعايات – اللجنة الفنية – لجنة الأمن والسلامة – لجنة المتابعة والتقييم.
كما تناولت الورشة أهمية التنسيق مع الموردين، التسويق المسبق، تنظيم المؤتمرات الصحفية، تجهيز المواقع، التنفيذ، والتقييم الختامي.
واستعرض د. العيار أبرز التحديات التي تواجه منظمي الفعاليات، مثل التخطيط غير الكافي، الميزانيات المحدودة، المشاكل اللوجستية، ضعف التسويق، التحديات التقنية، إدارة الحضور، التعامل مع الطوارئ، وتأثير العوامل الخارجية غير المتوقعة.
ولمواجهة هذه التحديات، شدّد د. العيار على أهمية التخطيط المبكر، إعداد ميزانية مرنة، تعزيز جهود التسويق، تحسين التنسيق والتدريب، وضع خطط بديلة للطوارئ، ومراجعة الجوانب التقنية بشكل شامل لضمان نجاح الفعالية.
وفي ختام الورشة، فُتح المجال للنقاش والأسئلة، تلاه تنفيذ تمارين عملية لتعزيز فهم المتدربين للمهارات المطروحة.