يتردد الكثيرون في استخدام الهاتف لأسباب عدة منها الخجل أو عدم الشعور بالأمن أو الارتياح .ولكن في مكان العمل إجراء مكالمة غالبا ما يكون أكثر فعالية من كتابة رسالة.
وتقول ليندا كايسر المدربة المهنية: غالبا ما يمكن توضيح المسائل السرية أو الحقائق المعقدة بشكل أسرع وأسهل عبر الهاتف منه عبر البريد الإلكتروني.
ولكن يجب ألا تستخدم الهاتف بدون خطة. ويقول جيتسن فيلاند المدرب المهني: من المهم أن يكون للمتصل هيكل واضح ونقاط نقاش للمكالمة الهاتفية".
وفي كثير من الحالات، تظل كتابة رسالة بالبريد الإلكتروني ملائمة، بحسب المدربة زالكا شفارتس، على سبيل المثال، إذا لم يكن الشخص غير متاح حاليا.
كما أن رسالة بالبريد الإلكتروني تكون ملائمة لطلب التبادل عبر الهاتف واقتراح بعض الأيام والمواعيد لإجراء المحادثة الهاتفية. ولكن استخدام خدمات الدردشة مثل الماسنجر والواتس آب ليست ملائمة للتواصل المهني.
ومن بين القواعد الأساسية للمحادثات الهاتفية: ترك الهاتف يرن لفترة طويلة ليس جيدا، بحسب كايسر. وإذا لم يجب الطرف الآخر على الهاتف بعد أربع رنات، عليك بانهاء الاتصال.
وعندما تصل لجهة الاتصال، من المهم الابتسام حتى إذا لم يكن بمقدور الطرف الآخر رؤيتك، بحسب شفارتس. حيث أنه يمكن الشعور بالابتسامة في صوت الشخص ويكون لها أثر ايجابي في المحادثة.
ومن المهم أيضا التحدث بوضوح. فالهمس يوقف سير المحادثة، نظرا لأنه يتعين على الطرف الآخر أن يطلب منك توضيحات. اجر محادثتك من بيئة هادئة في مناخ لطيف. وإذا كانت الضوضاء الصادرة في الخلفية من تحدث الآخرين وضحكهم مرتفعة للغاية، من الأفضل تغيير المكان.
يجب على الأشخاص الذين يخافون من إجراء محادثات هاتفية مواجهة الموقف وسؤال أنفسهم ما الذي يخافون منه حقا. والتحدث مع شريك أو أصدقاء مقربين يمكن أن يساعد في حل هذا الخوف.