أوضحت وكالة وزارة الداخلية للأحوال المدنية في السعودية الإجراءات المرتبطة بتغيير الاسم في الشهادات والجهات الحكومية وجهات العمل، وذلك ردًا على استفسار أحد المستفيدين بشأن الخطوات المطلوبة بعد تعديل الاسم، وكيفية تحديثه في الوثائق والملفات الرسمية لدى الجهات المختلفة.
وأكدت الأحوال المدنية أن تحديث الاسم لدى الجهات الحكومية يتم وفق متطلبات كل جهة عند تقديم الخدمة، موضحة أنه يمكن للمستفيد تزويد الجهة المعنية بإشعار التعديل المستخرج من منصة «أبشر أفراد» بعد تنفيذ تعديل الاسم، وذلك عند الحاجة إلى إثبات التغيير وتحديث البيانات في السجلات الرسمية أو الوظيفية أو التعليمية.
وجاء توضيح الأحوال المدنية ردًا على سؤال ورد عبر منصة «إكس» حول الإجراءات المطلوبة لتغيير الاسم في الشهادات وجهة العمل، خاصة بعد إتمام تعديل الاسم عبر خدمات الأحوال المدنية.
كيف يتم تحديث الاسم بعد تغييره؟
بيّنت الأحوال المدنية أن تغيير الاسم في السجلات لا يعني بالضرورة تحديثه تلقائيًا لدى جميع الجهات في الوقت نفسه، إذ تختلف آلية التحديث من جهة إلى أخرى بحسب أنظمتها ومتطلباتها الداخلية.
ويحتاج المستفيد، في بعض الحالات، إلى مراجعة الجهة التي يرغب في تحديث الاسم لديها، سواء كانت جهة تعليمية أو جهة عمل أو جهة حكومية، وتقديم ما يثبت تعديل الاسم رسميًا. ويكون إشعار التعديل المستخرج من منصة أبشر أفراد من المستندات التي يمكن استخدامها لإثبات التغيير عند طلبه.
ويُعد هذا الإجراء مهمًا لتوحيد بيانات المستفيد في مختلف الجهات، وتفادي أي اختلاف بين الاسم المسجل في الهوية الوطنية وبين الاسم الموجود في الشهادات الدراسية أو ملفات العمل أو قواعد بيانات الجهات الحكومية والخاصة.
تحديث الاسم في الشهادات الدراسية
فيما يتعلق بالشهادات الدراسية، فإن تحديث الاسم يتم عادة وفق متطلبات الجهة التعليمية أو الجهة المصدرة للشهادة. وقد تطلب بعض الجهات تقديم إشعار تعديل الاسم، إلى جانب صورة من الهوية الوطنية بعد التعديل، أو أي مستندات إضافية تعتمدها الجهة لإتمام الإجراء.
وتبرز أهمية تحديث الاسم في الشهادات عند التقديم على الوظائف، أو استكمال الدراسة، أو استخدام الشهادة في معاملات رسمية داخل المملكة أو خارجها، لأن وجود اختلاف بين الاسم في الهوية والاسم في الشهادة قد يتسبب في طلب مستندات توضيحية أو إجراءات إضافية.
لذلك، ينبغي على المستفيد بعد تعديل اسمه رسميًا أن يتواصل مع الجهة التعليمية المختصة لمعرفة المتطلبات المحددة لتحديث الاسم في الشهادات أو السجلات الأكاديمية.
تحديث الاسم في جهة العمل
أما بالنسبة إلى جهة العمل، فيتم تحديث الاسم بحسب الإجراءات المعتمدة داخل كل جهة، سواء كانت حكومية أو خاصة. وقد تطلب جهة العمل إشعار التعديل، وصورة من الهوية الوطنية بعد تحديث الاسم، وربما مستندات أخرى مرتبطة بملف الموظف.
ويهدف تحديث الاسم في جهة العمل إلى ضمان توافق بيانات الموظف في العقود والملفات الوظيفية والرواتب والتأمينات والأنظمة الداخلية مع الاسم الجديد المسجل رسميًا.
كما يساعد هذا التحديث في تجنب أي تعارض مستقبلي عند إصدار خطابات التعريف، أو شهادات الخبرة، أو المستندات الوظيفية، أو عند التعامل مع الجهات الرسمية المرتبطة ببيانات الموظف.
إشعار تعديل الاسم من أبشر أفراد
أشارت الأحوال المدنية إلى إمكانية تزويد الجهات بإشعار التعديل المستخرج من منصة أبشر أفراد بعد تنفيذ تعديل الاسم، وذلك عند الحاجة.
ويمثل إشعار التعديل وثيقة مهمة لإثبات أن الاسم تم تعديله رسميًا عبر القنوات المعتمدة، ويمكن استخدامه أمام الجهات التي تطلب مستندًا يوضح سبب اختلاف الاسم القديم عن الاسم الجديد.
ويُنصح المستفيد بالاحتفاظ بنسخة من إشعار التعديل لاستخدامها عند تحديث البيانات في الجهات التعليمية أو الوظيفية أو الحكومية، خاصة خلال الفترة الأولى بعد تعديل الاسم.
خطوات تغيير الاسم الأول عبر أبشر
وكانت منصة أبشر قد أوضحت في وقت سابق خطوات تغيير الاسم الأول إلكترونيًا، وهي خدمة تتيح للمواطن تعديل اسمه الأول لنفسه، أو لأحد أبنائه ممن تقل أعمارهم عن 18 عامًا، دون الحاجة إلى زيارة فروع الأحوال المدنية.
وتبدأ خطوات تنفيذ الخدمة بتسجيل الدخول إلى منصة أبشر، ثم اختيار خدمات الأحوال المدنية من قائمة «خدماتي»، وبعد ذلك الدخول إلى خدمات تعديل خانات الاسم، ثم اختيار خدمة تغيير الاسم الأول.
وتتيح هذه الخدمة للمستفيد إنجاز طلب تعديل الاسم إلكترونيًا وفق الضوابط والمعايير المعتمدة، مع ضرورة أن يكون الاسم الجديد متوافقًا مع شروط تسجيل الأسماء لدى الأحوال المدنية.
ماذا يفعل المستفيد بعد تغيير الاسم؟
بعد تنفيذ تغيير الاسم، ينبغي على المستفيد التأكد من تحديث بياناته في الجهات التي يتعامل معها، خاصة الجهات التي تعتمد على الاسم في الوثائق الرسمية أو المعاملات اليومية، مثل جهة العمل، والجهة التعليمية، والبنوك، والأنظمة الحكومية المرتبطة بالخدمات.
ولا توجد آلية واحدة موحدة لجميع الجهات، إذ يتم تحديث الاسم بحسب متطلبات كل جهة عند تقديم الخدمة، كما أوضحت الأحوال المدنية. لذلك، فإن الخطوة العملية الأهم هي مراجعة الجهة المعنية أو التواصل معها لمعرفة المستندات المطلوبة، مع تجهيز إشعار التعديل الصادر من أبشر أفراد.
وتؤكد هذه التوضيحات أهمية الاعتماد على المستندات الرسمية بعد تعديل الاسم، حتى يتم تحديث البيانات بشكل صحيح، وتجنب أي تعارض بين الوثائق القديمة والبيانات الجديدة المسجلة في الهوية الوطنية.
وبذلك، فإن إجراءات تغيير الاسم في الشهادات وجهة العمل لا تتم بطريقة موحدة لدى جميع الجهات، وإنما تخضع لمتطلبات كل جهة، مع إمكانية تقديم إشعار التعديل المستخرج من منصة أبشر أفراد بعد تنفيذ التعديل لإثبات تغيير الاسم رسميًا.