رسميا.. الموافقة على لائحة الاتصالات الرسمية والمحافظة على الوثائق ومعلوماتها

وافق مجلس الوزراء على لائحة الاتصالات الرسمية والمحافظة على الوثائق ومعلوماتها، حيث تهدف اللائحة إلى وضع الضوابط التي تنظم المراسلات الواردة والصادرة وتوثقها، وتوحد معاييرها الموضوعية والشكلية، وتنظم إجراءات ورودها وصدورها وتسليمها وتسلمها فيما بين الأجهزة أو بينها وبين الأشخاص ذوي الصفة الطبيعية والاعتبارية ومتابعتها والمحافظة على أمن معلوماتها وتصنيفها.

كما تهدف اللائحة إلى وضع الضوابط التي تؤدي إلى المحافظة على أوعية معلومات الوثائق في جميع مراحلها وحمايتها والتعامل معها، وذلك من خلال عمليات التسلم والتسليم والتسجيل والمراجعة والحفظ والاطلاع والتداول وعبر التعاملات الإلكترونية والاستخدامات التقنية في أماكن العمل.

ووفق النظام لا يجوز للأجهزة إجراء اتصالات رسمية بجهات خارج المملكة أو ممثلية أجنبية داخل المملكة إلا عن طريق وزارة الخارجية، بينما إذا كان للمسؤول اكثر من مركز وظيفي رسمي فيخاطب باسم الوظيفة التي يتعلق بها الموضوع.

وبحسب النظام تميز موضوع المراسلات المستعجلة ببطاقة ذات لون أصفر يكتب على درجة الاستعجال، ويتطلب الأمر تسجيلها حالا وتقسم إلى ثلاث درجات على النحو التالي:

_ حالا: وتعطى للموضوعات التي يرى الجهاز تصنيفها بالحد الأعلى للاستعجال
_ عاجل جدا: تعطى للموضوعات التي يرى الجهاز تصنيفها بالحد المتوسط للاستعجال
_ عاجل: تعطى للموضوعات التي يرى الجهاز تصنيفها بالحد الأدنى للاستعجال